Ordening fysieke administratie

Voor de ordening van uw fysieke administratie verdient het de voorkeur om daarvoor een of meerdere ordners te gebruiken, afhankelijk van de omvang van uw administratie.

Gebruikelijk is om een ordner te voorzien van de volgende tabbladen:
1. Zakelijke bankrekeningafschriften
Achter elk afschrift de originele aankoopnota's en/of u gezonden en betaalde rekeningen.
2. Alle verkoopfacturen (in kopie)
Nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend. Op een factuur moet staan: datum en nummer, naam en adres van de dienstverlener, omschrijving van de verrichte dienst, prijzen exclusief BTW, de BTW-bedragen uitgesplitst naar BTW-tarief en uw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel.
Achter dit tabblad geeft u ook aan wat het debiteurensaldo is op 31 december van het jaar; dat is het totaalbedrag dat u al wel gefactureerd heeft, maar nog niet hebt ontvangen in dat kalenderjaar.
3. Kas
Achter dit (belangrijke!) tabblad bewaart u alle door u betaalde rekeningen die niet via de zakelijke bankrekening zijn betaald. Die rekeningen kunnen dus contant betaald zijn, met de creditcard of via de privé-rekening van u zelf of uw fiscale partner/echtgenoot.
4. Alle jaaropgaven en belastingaanslagen
Daarbij is te denken aan jaaropgaven van banken, verzekeraars, werkgevers, hypotheekverstrekkers, gemeente (WOZ-waarde!). 
5. Verzekeringen
Hierachter kunt u de gegevens bewaren van uw ziektekostenverzekering, inboedelverzekering, wa-verzekering e.d. 
6. Zakelijke correspondentie inclusief eventuele offertes
Deze gegevens zullen wij niet altijd nodig hebben, maar voor u is het wel van belang om die informatie te bewaren.
7. Privé-bankrekeningafschriften
Vaak heeft iemand meerdere privé-rekeningen. U kunt daarvoor evenveel tabbladen gebruiken als u nuttig acht. Van een spaarrekening krijgt u doorgaans maar een paar afschriften per jaar, dus heeft u er meerdere, dan kunt u die ook achter elkaar bij hetzelfde tabblad opbergen.
8. Kopieën van gedane aangiften BTW
In sommige gevallen doet de relatie zelf de aangiften BTW. Voor een juiste aansluiting met de administratie is het dan nodig dat wij beschikken over kopieën van alle gedane aangiften BTW van het afgelopen jaar.