Administratie

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren. Dit is van belang voor uzelf, om inzicht te krijgen in uw bedrijfsvoering, voor de belastingdienst, omdat u uw inkomsten en uitgaven moet kunnen verantwoorden, en voor uw adviseur, die op basis van uw gegevens de jaarrekening en daaraan gekoppelde aangiften moet vervaardigen.

Wat is een administratie
Een administratie is een systematische ordening van alle schriftelijke en elektronische gegevens over uw onderneming: niet alleen financiële gegevens (o.a. bonnetjes, facturen, bank- of giroafschriften), maar ook gegevens als contracten, urenregistratie, agenda's, computerbestanden en correspondentie. Denk eraan dat u zonder bon of factuur in principe geen recht hebt op (BTW-)aftrek. Volgens de wet moet u uw administratie 7 jaar bewaren.

Opzet van een administratie
Ordner
Richt voor elk kalenderjaar een ordner in met tabbladen. U kunt denken aan de volgende tabbladen: Algemeen-Bank-Kas-Verkoopfacturen-Inkoopfacturen-Omzetbelasting-Aangiften en Aanslagen. Bewaar binnen de tabbladen alles in chronologische volgorde.

Zakelijke rekening
Laat al het zakelijk betalingsverkeer lopen via een zakelijke bank- of girorekening. Bewaar de afschriften hiervan achter het tabblad Bank. Achter de afschriften worden altijd de aankoopnota's gevoegd die bij het afschrift horen. Uit een bankafschrift is immers niet altijd op te maken wat voor soort uitgave er op staat.

Ontvangsten en betalingen anders dan via de zakelijke rekening
Heeft u een factuur verzonden en de afnemer betaalt contant, dan zet u op de betreffende factuur: contant ontvangen, met datum erbij. Dit doet u ook als de afnemer per ongeluk op uw privé-rekening betaalt. Alle zakelijke uitgaven die niet worden betaald via de zakelijke bankrekening worden opgeborgen in de financiële ordner onder het tabblad Kas.

Facturen
Nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend. Op een factuur moet staan: datum en nummer, naam en adres van de dienstverlener, omschrijving van de verrichte dienst, prijzen exclusief BTW, de BTW-bedragen uitgesplitst naar BTW-tarief en indien van toepassing uw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel. Van de facturen die u zelf verstuurt, bewaart u een kopie onder het tabblad Verkoopfacturen. Deze kopieën moeten niet achter de bankafschriften worden opgeborgen.